„Auf dem richtigen Weg in die Zukunft“

Die bisher eingesetzte Software konnte die aktuellen Anforderungen an die Warenwirtschaft und die damit verbundenen Arbeitsprozesse nicht mehr abbilden. Nach sorgfältiger Prüfung verschiedener Systeme fiel die Entscheidung für die Branchensoftwarefamilie „max!“. Zunächst wurden in einer gemeinsamen Vorbereitungsphase die konkreten Arbeitsschritte der Softwareeinführung sowie die Datenübernahmen und der Schulungsplan festgelegt. Die Umstellung erfolgte dann im laufenden Betrieb in mehreren Arbeitsschritten. „Die vorhandenen Kundendaten wurden aus dem bisherigen System exportiert, mit den von Bitmoves zur Verfügung gestellten Werkzeugen aufbereitet und dann automatisch importiert“, erklärt Klaus Wiesmayr die Vorgehensweise.

„Als Soennecken-Mitglied wollten wir die kompletten „BüroBest“-Katalogdaten in unserem neuen System haben und dazu die Artikeldaten weiterer Lieferanten importieren. Dies löst ,max!‘ durch seine im Standard vorhandenen Importmöglichkeiten für Katalogdaten und die PBSeasy-Integration hervorragend. Gleichzeitig konnten wir uns von unserem in Jahren angehäuften Datenmüll bei Kunden- und Artikelstammdaten befreien.“

Alle Büroland-Mitarbeiter bekamen die Möglichkeit, sich zwischen den einzelnen Schulungsabschnitten in einem Testsystem mit dem neuen Programm vertraut zu machen und die optimierten Arbeitsabläufe im neuen Warenwirtschaftssystem kennen zu lernen.

Anfang November 2010 begann dann der Echtbetrieb. „Ein Bitmoves-Mitarbeiter begleitete uns dabei vor Ort. Das gab allen beteiligten Mitarbeitern Sicherheit im Umgang mit dem neuen Warenwirtschaftssystem. Die einfache Bedienung der neuen Kassensoftware und die schnelle und integrierte Bearbeitung der Direktlieferaufträge für LogServe haben sofort gezeigt, dass die Entscheidung für ,max!‘ goldrichtig war. Bei jedem Direktlieferauftrag hat sich die Bearbeitungszeit gegenüber dem alten System erheblich reduziert, da ,max!‘ sämtliche Vorgänge mit Soennecken elektronisch abwickelt und auch nach der Lieferung diese Aufträge automatisch zur Fakturierung freigibt“, bestätigt Barbara Wiesmayr.

„Durch unseren Support-Vertrag haben wir immer einen Ansprechpartner, der uns bei Problemen schnell und zielgenau hilft, uns die Lösung via Fernwartung mit unseren Daten erklärt und mit Tipps für die eine oder andere Arbeitserleichterung sorgt“, zeigt sich Karl Wiesmayr zudem sehr zufrieden mit dem Service. „Besonders begeistert haben mich die Auswertungen, die per Knopfdruck am Bildschirm oder als Liste zur Verfügung stehen.“

Nach der Umstellungs- und Einarbeitungsphase läuft das Tagesgeschäft mit der neuen Softwarelösung reibungslos. Jetzt geht es darum, weitere Optimierungsmöglichkeiten zu nutzen. Im Bestellwesen können zum Beispiel durch eine klare Einteilung in Lager- und Besorgeartikel die automatischen Dispositionsmöglichkeiten voll ausgeschöpft werden. Die höhere Transparenz der Kundendaten bietet dem Kundencenter die Möglichkeit, die Betreuung zu intensivieren. Bestehende Kunden können so schneller bedient und neue Kundenpotenziale erschlossen werden. Die zeitnahe Sortiments- und Preispflege schafft auch die Voraussetzung für eine Verbesserung der Rendite.

„Nach unseren bisherigen positiven Erfahrungen mit Bitmoves sind wir sicher, dass wir durch den Einsatz von ,max!‘ weitere Kundenpotenziale erschließen und auf die Anforderungen des Marktes schneller reagieren können“, ist Karl Wiesmayr überzeugt. „Wir sind auf dem richtigen Weg in die Zukunft.“

Bitmoves präsentiert seine Produkte und Dienstleistungen auf der Paperworld in Halle 3.0.

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