Elektronische Beschaffung nach Maß
- 24.03.2014
- E-Business
- red.
Die 1991 gegründete Menzel & Woelke GmbH bietet ein breit gefächertes Leistungsspektrum in den Bereichen Büroeinrichtung, Bürobedarf und E-Procurement. Der Händler ist mit vier Bürofachmärkten in Warstein, Lippstadt, Hamm und Soest sowie einem Vertriebsbüro in Olpe flächendeckend in der Hellwegregion präsent. Diese Präsenz sei wichtig, erklärt Martin Menzel, einer der beiden Geschäftsführer des Handelshauses, denn die Nähe zum Kunden, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und Fairplay in allen Belangen seien zentrale Bausteine der eigenen Unternehmensphilosophie.
Rund 15 000 Standard-Katalog-Artikel können innerhalb von 24 Stunden europaweit versendet werden. Kundenindividuelle Lösungen und Logistikkonzepte ermöglichen darüber hinaus die europaweite Versorgung von Betriebsstätten, Filialen und Standorten nicht nur mit Büroverbrauchsmaterial, sondern auch mit Büromöbeln.
Traditionell aus der Bürobedarfsbranche (PBS) kommend, hat sich das Unternehmen inzwischen zu einem Spezialisten für den Bereich C-Teile-Management entwickelt und versorgt bundesweit Einzelhandelsketten, Banken, Groß- und Industrieunternehmen mit Verbrauchsartikeln. „Wer betriebsfremde Pflichten zuverlässig auslagert, gewinnt Zeit für das, was zählt – sein Kerngeschäft“, so das Credo des Hauses Menzel & Woelke. In diesem Zusammenhang ist Martin Menzel stolz darauf, eine Größenordnung zu haben, in der man noch individuell auf die Wünsche der Kunden eingehen könne, und diese nicht in vorhandene Systeme zwängen müsse.
Rund 40 Prozent der gewerblichen Kunden sind mittelgroße und kleine Einzelbetriebe aus Industrie, Handel, Handwerk und den freien Berufen. Diese Kunden sind angesiedelt um „die Kirchtürme“ der Niederlassungen herum, dabei werden alle Branchen und Unternehmensgrößen bedient. Weitere 40 Prozent der gewerblichen Kunden stammen aus dem gesamten Bundesgebiet. Bedient werden in erster Linie Filialunternehmen mit sämtlichen Verbrauchsartikeln eines Einzelhandelsgeschäftes vom Hygienebedarf über den klassischen Bürobedarf bis hin zur Kassenrolle und Logistikdienstleistungen. Dazu zählen aber auch andere Kunden mit einem Netzwerk an Niederlassungen und bundes-, beziehungsweise europaweit vorhandenen Kostenstellen. So können beispielsweise auch Versicherungen oder Banken von dem umfassenden Angebot profitieren. Die verbleibenden 20 Prozent sind größere industrielle Verbraucher, wie etwa die Warsteiner Brauerei, ebenfalls aus dem gesamten Bundesgebiet.
Heute setzen bereits kleinere Unternehmen E-Procurement-Systeme ein, erläutert Martin Menzel. Denn auch hier würden den Kunden die mit einem Bestellvorgang verbundenen Prozesskosten immer bewusster und individuell bewertet. Auch für mittlere Unternehmen könnten heute E-Procurement-Lösungen schnell und ohne großen Aufwand installiert werden. Somit seien selbst bei kleinen, in der Struktur aber einfachen elektronischen Bestell-Lösungen (auch mit Budget- oder Freigabekontrollen) keine Vorgaben an Arbeitsplätze oder Umsatz nötig. Bei Unternehmen, die mit verschiedensten Warengruppen und Fremdlieferanten arbeiten wollen, die auch über die Einlagerung von Sonderartikeln, Formularen und Werbeartikeln in der Menzel-&-Woelke-Logistik nachdenken, sollte eine Umsatzgröße von etwa 30 000 bis 50 000 Euro, abhängig von der Artikelstruktur, als Startgröße gegeben sein. Die Anzahl der Arbeitsplätze sei in diesem Zusammenhang nicht wirklich relevant, führt Menzel weiter aus.
Kosten für die Einführung der elektronischen Beschaffungslösung würden den Kunden nur durch die eventuelle Integration von Fremdlieferanten entstehen, denn Schnittstellen zu allen relevanten ERP-Systemen seien vorhanden, erklärt Menzel. Schulungen und die grundsätzliche Nutzung der Bestellplattform sind in der Regel kostenfrei.
Die Bestellplattform bietet auch die Möglichkeit von Freitextbestellungen. So kann sichergestellt werden, dass von einer allgemeinen Anfrage bis zum Liefernachweis alle Prozesse in der Bestellhistorie des Kunden sichtbar sind. Sonderbedarfe können auf Wunsch auch in bestehende Warenkörbe und Kataloge integriert werden. Das Angebot könne sogar komplette Kataloge betriebsfremder Artikel mit integrierten oder eigenen Bestellprozessen umfassen, so die Info.
Bei all den elektronischen Möglichkeiten verliert Martin Menzel die persönliche Kundenbeziehung nicht aus dem Blick, denn sie ist wesentlicher Bestandteil der Unternehmensphilosophie. Jeder Kunde habe einen persönlichen Ansprechpartner im Haus und sei einem Team von maximal drei Mitarbeitern im Innendienst zugeordnet.
Zum Jahresstart wagt Martin Menzel einen Blick nach vorn: Die sich wandelnde Arbeitslandschaft mit zunehmend älteren Arbeitnehmern, mobilem Arbeiten und Dokumenten-Management sei ein Thema, das sicherlich Einfluss auf die Sortimente des Angebotes im Bürofachhandel hätte. Das Zubehör für mobile Geräte wird immer mehr, klassische Ablageartikel wie Ordner oder Aktenmappen werden dafür immer weniger verkauft. So bereiten sich auch bereits die Hersteller der Branche auf den Wandel der Sortimente vor.
Menzel beobachtet eine langsame, aber stetig wachsende Bedeutung des Themas Nachhaltigkeit. Bei Kunden wie Alnatura fließen nicht nur die Nachhaltigkeits-Kennzahlen der Produkte, sondern auch die verwendeten Versandverpackungen und Stopfmaterialien mit in die Bewertung des Lieferanten ein. Moralische Begriffe wie Verbindlichkeit, Seriosität, aber auch die Bedeutung langfristiger Geschäftsbeziehungen würden wieder mehr ins Bewusstsein geraten.
Gleichzeitig müsse der Handel aber für eine hohe und schnelle Warenverfügbarkeit sorgen. Ein einfaches, klares Reporting sowie Informations- und Kommunikationssysteme („Wo ist meine Ware/Bestellung?“) werden immer zentralere Forderungen der Mitarbeiter eines Unternehmens an den Einkäufer und stehen somit auch für den Händler Menzel & Woelke im Fokus.
