Neue Ideen für neue Büros

„Menschen bewegen“ lautete das mehrdeutige Motto der Arbeitstagung des BBW.Anhand dreier grundverschiedener Unternehmen wurde auf der Veranstaltung deutlich, dass besonders Dienstleistungsunternehmen aus der Büroeinrichtungsbranche durchaus auch im Krisenjahr noch Ansätze finden können, (Neu)-Geschäfte zu generieren.

So schilderten im ersten Teil der Tagung drei Manager die Situation in ihren Unternehmen, ihre Management-Prinzipien und ihre Überlegungen, warum die Veränderungen der Arbeitsplätze notwendig geworden waren.

Im Fall der Düsseldorfer Werbeagentur Grey waren es, wie Frank Dopheide, Chairman Grey Worldwide, schilderte, neben der Notwendigkeit der Konzentration der vorher in der ganzen Stadt verstreut arbeitenden Mitarbeiter an einem Standort vor allem der Wunsch, die Außenwirkung der renommierten Agentur durch ein modernes Gebäude mit hochwertiger, moderner Einrichtung zu verbessern. Mit kleinen Anekdoten und mit zahlreichen Vorher/Nachher-Fotos unterstrich der Werber eindrucksvoll, wie sich die Agentur durch den Umzug an den „Platz der Ideen“ – so die neue Adresse – verändert hat. Den Erfolg belegte er auch mit Zahlen. So sei nicht zuletzt durch die damit verbundene Eigen-PR das Neukundengeschäft ganz erheblich gestiegen.

Über eine ganz andere Ausgangssituation berichtete Detlef Wilmer, Geschäftsführer der Dortmunder Deilmann Haniel Mining System. Der Hersteller von Maschinen für den Untertage-Bergbau musste sich deutlich verschlanken, fast die Hälfte der Belegschaft wurde abgebaut, die Produktpalette drastisch verkleinert, das Unternehmen durch eine komplette Neuorganisation auf einen ganz neuen Kurs gebracht. Hier wurde die neue, deutlich aufgewertete Einrichtung der Büroräume vor allem dazu genutzt, den Neuanfang des Unternehmens jedem Mitarbeiter deutlich zu machen.

Nicht ganz so gut besucht wie die Veranstaltung am Vortag zum Thema „Drucken und Kopieren“ hatte aber auch die Arbeitstagung für Büroeinrichter zahlreiche Zuhörer in die Kölner Messe gelockt.Das dritte Beispiel wurde hinterher durchaus kontrovers diskutiert. Michael Link, Senior Berater bei der Stuttgarter Porsche Consulting, stellte in seinem Vortrag vor, wie sein kräftig expandierendes Unternehmen die Büroarbeitsplätze unter anderem mit Methoden aus der Fertigungsoptimierung (Stichwort: Lean Production)

Michael Link, Senior-Berater bei Porsche Consulting, erklärte, wie sich die Erkenntnisse der „Lean Production“ auf die Planung von Büros übertragen lässt.umgestaltet hat. Hier war die Anforderung, mehr Mitarbeiter auf derselben Fläche unterbringen zu können und gleichzeitig die Arbeitseffizienz durch eine optimale Büroumgebung zu steigern. Dabei wurden unter anderem im Vorfeld die Laufwege der Mitarbeiter analysiert und etwa die Verluste in Arbeitszeit aufaddiert, die entstehen, wenn die Mitarbeiter ständig durchs halbe Gebäude zum Etagendrucker gehen müssen, um ein Dokument zu holen. „Stellen Sie lieber viele kleine Drucker direkt an die Arbeitsplätze“ riet Link, „die Geräte kosten kaum noch etwas und helfen Zeit sparen“. Eine Aussage, die zumindest von den Händlern mit Bürotechnik-Hintergrund eher mit einem Kopfschütteln quittiert wurde. Auch Anregungen, etwa lediglich einen Locher, einen Tacker und zwei Textmarker mit genau definierten Ablagepositionen jeweils einer Gruppe von vier Arbeitsplätzen zuzuordnen, stießen eher auf Skepsis.

Allerdings ist die Situation bei Porsche Consulting im Vergleich zur Mehrheit der Büros in Deutschland eher untypisch: Der Großteil der Mitarbeiter ist nämlich an vier von fünf Arbeitstagen nicht im eigenen Büro, sondern vor Ort bei den Kunden. „Versetzen Sie sich in die Manager, die Veränderungen initiieren, um Unternehmen auf Kurs zu bringen“, riet dann auch Thomas Grothkopp vom BBW in seinem Fazit den Zuhörern.

Markus Meis vom Hörzentrum Oldenburg präsentierte die Ergebnisse des Workshops „Ruhe im Büro“, der sich mit der Akustik als Leistungsfaktor beschäftigt hatte.Die Bedürfnisse der Kunden besser verstehen, begreifen, wie heute im Büro gearbeitet wird – um diese Fragen drehte sich der zweite Teil der Tagung. Die „Verdichtung von Flächen“ erfordert zum Beispiel Investitionen in Akustik-Lösungen, während etwa strukturierte Büros und strukturierte Prozesse das Arbeiten erleichtern und effizienter machen können. Neben verschiedenen Workshops gab Bernhard Maatz von der Würzburger Symbio Consult Anregungen und Ideen, wie solche Themen rund um die Büroeinrichtung im Kundengespräch wirkungsvoll eingesetzt werden können.

Zum Abschluss der Tagung gab der Vortrag von Christa Reinartz, General Managerin des Dorint Hotels an der Messe in Köln, den Fachhändlern weitere Impulse, über den eigenen Tellerrand hinauszuschauen und aus Ideen neue Dienstleistungen zu entwickeln. Schließlich ist über alle Branchen hinweg die Kundenzufriedenheit das entscheidende Kriterium für Erfolg.

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