Office Depot landet Big Deal

Office Depot beliefert damit künftig die Partner der Allianz an allen Standorten in über 30 Ländern weltweit. Das Volumen des Auftrages umfasst laut Firmeninfo einen hohen dreistelligen Millionenbetrag. „Einen Vertrag in dieser Größenordung hat es weltweit bisher noch nicht gegeben“, betont Ben Grudda, International Business Development Manager bei Office Depot Europe. Bei der Entscheidung konnte Office Depot unter anderem durch sein Preis-Leistungs-Verhältnis und die größte globale Präsenz aller Bewerber überzeugen, heißt es in einer Mitteilung. Auch die Kompetenz in puncto Nachhaltigkeit hätte eine große Rolle gespielt. Das Produktportfolio reicht von standardmäßigen Büromaterialien wie Stiften, Druckerpatronen und Kopierpapier bis hin zu Bewirtungsartikeln. „Je nach Voraussetzung und Wunsch der Kunden haben wir die verschiedenen E-Solutions von Office Depot implementiert“, bestätigt Grudda. „Und dies von der einfachen Webshop-Bestellung bis zum ganzheitlichen elektronischen Prozess, dem E-Procurement.“ Eine weitere Besonderheit: Office Depot lagert spezielle Produkte für die Allianz ein. Die hiermit verbundene Lieferantenreduzierung auf Seiten der Allianz soll zu zusätzlichen Kosteneinsparungen führen.

Nachgefragt ...

... bei Ben Grudda

Herr Grudda, sehen Sie eine generelle Tendenz hin zu Einkaufsallianzen wie die der vier DAX-Unternehmen?

Ja und nein. Für direkte Materialien sind Einkaufsallianzen inzwischen sogar die Regel, wie etwa in der Automobilindustrie. Für die Beschaffung indirekter Materialien, wozu auch Büroartikel zählen, haben die vier Unternehmen hingegen Neuland betreten. Speziell in dieser Größenordnung ist mir eine derartige Allianz nicht bekannt. Ich denke aber, dass diesen Allianzen die Zukunft gehört. Gerade der Einkauf von C-Teilen betrifft selten das Kerngeschäft eines Unternehmens, weshalb sich Verantwortliche damit ungern auseinandersetzen. Durch solche Zusammenschlüsse können die Unternehmen den Arbeitsaufwand aufteilen, den Einkaufsprozess transparent und qualitativ hochwertiger machen, besser kontrollieren sowie Synergien gut nutzen.

Wo liegen die wesentlichen Synergieeffekte des Zusammenschlusses. Mit welchen Einsparpotenzialen rechnet und argumentiert Office Depot?

Neben der Einsparung von Produktkosten, beispielsweise durch Rabatte über eine Volumenbündelung, sollen auch bei den Prozesskosten Einsparungen erzielt und die Komplexität des Prozesses vereinfacht werden. Ziel ist es, die Total-Cost-of-Ownership zu senken. Dafür werden Prozesse harmonisiert und vereinheitlicht und der Aufwand einzelner Bestellungen verringert. Zusätzlich werden durch die Reduzierung der Lieferantenanzahl auf einen zentralen Anbieter die Einkaufsabteilungen entlastet. Die enge Zusammenarbeit und Konzentrierung auf nur einen Lieferanten ermöglicht den Unternehmen, einzelne Prozessabläufe in direkter Absprache weiterzuentwickeln und zu verbessern. Weitere Synergien werden durch die Einführung standardisierter Sortimentspaletten und Servicelösungen erreicht. Um die Anzahl der Bestellungen so gering wie möglich zu halten, ist der Einsatz von qualitativ hochwertigen Produkten erforderlich. Hier bietet Office Depot mit seinem Eigenmarkensortiment die richtige Lösung. Zusätzliche Kosteneinsparungen werden für unsere Kunden auch dadurch möglich, dass Office Depot seine Lösungen in wesentlich mehr Ländern anbieten kann als jeder andere Wettbewerber.

DAX-Konzern stehen bekanntlich besonders im Rampenlicht. Wie wichtig bei der Ausschreibung waren Faktoren wie Nachhaltigkeit und CSR?

Diese spielen eine ganz wesentliche Rolle. In der Ausschreibung wurde explizit verlangt, dass nachhaltigkeitsfördernde Aspekte Grundlage des Angebots sind und diese auch speziell bewertet werden. So ist es Voraussetzung, dass wir der Allianz einen Zugang zu ressourcenschonenden und weniger umweltbelastenden Produkten bieten, aber auch, dass unsere Unternehmensphilosophie an Nachhaltigkeit ausgerichtet ist. Hier haben wir sicher mit unserer Führungsrolle bei „grünen“ Produkten und Prozessen punkten können, die uns laut unabhängiger Institutionen regelmäßig bestätigt wird. Wir arbeiten an der Verbesserung der Nachhaltigkeit bei den Leistungen des eigenen Unternehmens, aber auch unserer Lieferanten, Partner und Kunden. Beispielsweise haben wir auch eine eigene Produktserie namens „GO“ eingeführt, die ausschließlich grüne Produkte anbietet.

Preiswerte Alternativprodukte kommen vielfach aus China und anderen Billiglohnländern. Kann Office Depot bei den Eigenmarken-Produkten die Einhaltung der CSR-Kriterien garantieren?

Ja. Wir haben hierzu eigene Verhaltensrichtlinien und genaue Kontrollmechanismen entwickelt. Wir können für jedes unserer Eigenmarken-Produkte durchgehende Kontrollen vom Rohstoff bis zum fertig erstellten Produkt nachweisen. Jedes Produkt wird eigens zertifiziert und zur Sicherheit ein Produktdatenblatt mit allen Informationen für den Kunden angelegt. Bereits unsere Rohstoff-Lieferanten werden gezielt unter dem Aspekt des nachhaltigen Handelns ausgewählt. Eigene Office-Depot-Einkaufsteams führen dazu weltweit regelmäßige Kontrollen bei den entsprechenden Unternehmen vor Ort durch. Auch Zulieferer müssen nachweisen, dass sie ihre Rohstoffe nur von zertifizierten Herstellern und Erzeugern kaufen.

Investitionen in MPS-Vertrieb

Office Depot Deutschland setzt auf die Erweiterung des „Customer Service Centers“ zur Betreuung von Großkunden und auf den Ausbau des MPS-Vertriebs. Dazu wurden zuletzt neue Mitarbeiter für die individuelle Betreuung von Großkunden mit E-Business-Lösungen eingestellt und der Geschäftsbereich Managed Print Services hat eine eigene Sales-Abteilung erhalten. Diese soll in den kommenden Jahren kontinuierlich weiter ausgebaut werden. „Das Economic Office und unsere TCO (Total Cost of Ownership)-Methodik sind ein voller Erfolg“, erklärt Marten Wittler, Sales Director Office Depot Deutschland. „Insbesondere unser Ansatz, dass man die Einkaufskosten nicht allein über den Produktpreis, sondern vor allem über die Optimierung der Prozesse senken muss, hat die Einkäufer überzeugt.“ Mit der TCO-Methodik lassen sich Kosten der Bestellprozesse transparent darstellen und analysieren. Anschließend erarbeitet Office Depot ein Optimierungskonzept und setzt es gemeinsam mit den Kunden um. Die Prozesskosten lassen sich laut Wittler auf diese Weise um bis zu 30 Prozent senken.

Vor allem der Office-Depot-Standort Günzburg profitiert von den Investitionen. Dort unterstützen derzeit über 100 Mitarbeiter das E-Business-Angebot vor allem bei der Kundenberatung und der individuellen Betreuung von Großkunden durch ein persönliches Customer-Service-Team. In Günzburg sind außerdem sämtliche vertriebsunterstützende Abteilungen für das E-Business angesiedelt. Zusätzlich soll die Einführung eines eigenen Vertriebs-Teams für Managed Print Services (MPS) den Wachstumskurs in diesem Segment fortsetzen. Das neue MPS-Sales-Team soll verstärkt Großkunden für das Druckmanagement akquirieren. Im vergangenen Jahr hatte Office Depot seine Partnerschaft mit HP und Xerox ausgebaut und eine eigene MPS-Lösung auf den Markt gebracht.

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