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Office Depot bietet „Flatrate für Bürobedarf“

Mit dem so genannten „Value Procurement“ will der Global Player Office Depot interessierten Endkunden neue Wege im Einkaufsprozess mit einer „Flatrate für Bürobedarf“ anbieten. Dahinter steht das Konzept, gemeinsam mit dem Kunden neue Einkaufslösungen zu entwickeln.

Neue Wege im Einkaufsprozess: Gemeinsam individuelle Einkaufslösungen entwickeln
Neue Wege im Einkaufsprozess: Gemeinsam individuelle Einkaufslösungen entwickeln

Mit „Value Procurement“ soll den Kunden vor allem ein Mehrwert bei den Einkaufsprozessen offeriert werden. „Value Procurement ist ein Vorgehen, bei dem wir uns von der klassischen Rolle als Händler für Bürobedarf lösen. Wir gehen stattdessen eine Partnerschaft mit unseren Kunden ein, deren Basis unsere Kompetenz im Sourcing, bei der Logistik und bei den Prozessen bildet. Ziel ist es, gemeinsam die beste Lösung zu finden, um ein Unternehmen mit dem zu versorgen, was es braucht“, bestätigt Jos van de Wiel, Senior Manager Commercial Operations DACH/Benelux/International Accounts bei Office Depot. Das könne zum Beispiel auch bedeuten, dass Kunden Produkte über Office Depot kaufen, die gar nicht zum Kernsortiment des Global Players gehörten.

Vorstellbar sei im Grunde fast alles, wie van de Wiel in einem Interview in der Zeitschrift C.ebra betont. „Für ausgewählte Kunden können wir zum Beispiel Boardingpässe oder individuelle Werbeartikel zur Verfügung stellen. Denn der Prozess ist immer der gleiche: Wir nehmen den Artikel im Sortiment auf, der Kunde bestellt ihn im Webshop, die Bestellung leiten wir weiter an den Hersteller, und dann wird per Drop-Ship von unserem Logistik-Partner geliefert.“ Fast 80 Prozent aller Produkte ließen sich so über die Standardprozesse abbilden. „Viele unserer Kunden kaufen auf diese Weise bereits neben Büroartikeln Merchandisingprodukte, Bücher und CDs bei uns ein“, so van de Wiel. Für ein Unternehmen sei es entscheidend, einen Prozess, der einmal aufgesetzt wurde, so umfassend wie möglich zu nutzen. „Wurde unser Webshop in das Procurement-System des Kunden integriert, dann macht es Sinn, auch weitere Artikel darüber einzukaufen“, betont der Manager.

Jos van de Wiel: „Value Procurement ist ein Vorgehen, bei dem wir uns von der klassischen Rolle als Händler für Bürobedarf lösen.“
Jos van de Wiel: „Value Procurement ist ein Vorgehen, bei dem wir uns von der klassischen Rolle als Händler für Bürobedarf lösen.“

Der Kunden steht im Fokus

Laut Jos van de Wiel sei es entscheidend, mit den Kunden zu denken: „Wir entwickeln gemeinsam Ideen, wir suchen dort gezielt nach neuen Lösungen, wo unsere Kunden diese benötigen. Und da unterscheiden wir uns erheblich von unseren Wettbewerbern.“ Auch im Kernbereich Büromaterial setze Office Depot ganz klar auf Partnerschaft und neue Lösungen. Als Beispiel nennt van de Wiel: „Einer unserer Kunden wollte die Anzahl seiner Rechnungen senken. Da im Jahr 4000 Rechnungen für einen Umsatz von 400 000 Euro an Büromaterial anfallen, fragte er uns nach einer Lösung. Wir haben ihm vorgeschlagen, ein festes Jahresbudget pro Mitarbeiter einzuführen und dieses monatlich abzurechnen. Wir übernehmen dabei die Produktauswahl und überwachen das Einhalten des Budgets. Auf diese Weise lassen sich nicht nur die Rechnungen auf zwölf Stück pro Jahr reduzieren – der Kunde hat jetzt auch über uns eine sichere Kostenkontrolle.“ Ein weiterer wichtiger Punkt sei zudem die Zusammenstellung des Sortimentes und die Festlegung des Budgets. Bei Bestandskunden seien die Bestellhistorie und die Kosten bekannt. Diese würden dann gegebenenfalls an neue Ziele und Wünsche angepasst. Bei Neukunden werde ermittelt, aus welcher Branche das Unternehmen stamme und ob es zum Beispiel eher hochwertigere Produkte wie etwa in der Finanzbranche nutze. Entscheidend sei außerdem, wie viele Mitarbeiter in der Produktion und wie viele kaufmännische Mitarbeiter beschäftigt wären. Wo viele iPads genutzt würden, brauche man weniger Stifte und Papier. Zudem würde man sich an den Zielen des Einkaufs orientieren. Wie hoch soll die Kosteneinsparung sein? Sollen mehr nachhaltige Produkte zum Einsatz kommen? Wie groß soll die Produktauswahl sein? – dies wären ganz wichtige Fragen.

An den so ermittelten Leistungskennzahlen – den so genannten Key Performance Indicators (KPIs) – orientiert sich Office Depot. „Mit der richtigen Auswahl an Produkten können wir die gewünschten Ziele ziemlich genau erreichen. Bei einem Hardcut können die Mitarbeiter dann nur die von uns vorgegebenen Artikel bestellen. Bei einem weniger strengen Vorgehen gibt es mehrere Optionen. Die Vorstandssekretärin kann dann zum Beispiel auch über einen Anruf mit uns klären, dass sie einen teuren Markenfüller braucht. Wenn aber alle im Unternehmen plötzlich mit Füller schreiben wollen, schlagen wir Alarm. Dann wird das Budget gegebenenfalls angepasst. Rückwirkend muss aber kein Kunde nachzahlen – das Risiko tragen wir“, betont Jos van de Wiel. Interessant sei das neue Modell insbesondere für Branchen mit einem hohen Kostendruck wie beispielsweise bei Automobilzulieferern oder im Gesundheitssektor. Das Ziel sei, viel einsparen zu können, und das dürfe „dann auch ein bisschen weh tun“.

www.officedepot.de/your-business-needs/need/total-relief

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