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Ausschreibungen: „Der persönliche Kontakt zählt“

„Man muss bekannt sein bei den Vergabestellen“, so brachte es Siegfried Frankenstein beim von Holtz Office Support Ende April initiierten „Ausschreibungsseminar“ auf den Punkt. Die teilnehmenden Fachhändler konnten viele Anregungen mit nach Hause nehmen.

Hellwache Seminarteilnehmer: viele neue Erkenntnisse gewonnen
Hellwache Seminarteilnehmer: viele neue Erkenntnisse gewonnen

„Sie haben mich persönlich wieder auf den Weg gebracht, künftig mit neuem Engagement das Feld der Ausschreibungen zu betrachten“, so das Statement eines Seminarteilnehmers auf die zuvor vermittelten Einblicke. Dass Ausschreibungen allgemein und ganz speziell im öffentlichen Bereich eine komplexe Angelegenheit sind und viele Fachhändler mangels Erfolgserlebnisse dabei die Lust daran verloren haben, den nicht unerheblichen Aufwand zu betreiben, ist eine in der Branche oft gehörte Meinung. Zu Unrecht, wie Siegfried Frankenstein, Fachreferent für Vergaberecht und Leiter a.D. einer zentralen Beschaffungsstelle mit Einkaufsverantwortung für mehr als 10 000 Behörden-Mitarbeiter, betont.

Siegfried Frankenstein beim Ausschreibungsseminar von Holtz Office Support
Siegfried Frankenstein beim Ausschreibungsseminar von Holtz Office Support

Um die Chancen und Möglichkeiten auch jenseits der oft zentimeterdicken und wenig verständlichen Ausschreibungspakete aufzuzeigen und generell „Licht in das weitverbreitete Dunkel der Öffentlichen Auftragsvergabe zu bringen“, hatte die Firma Holtz Office Support, die mit ihrer Marke magnetoplan zu den führenden Anbietern von Organisations- und Planungslösungen gehört, interessierte Handelspartner schon zum zweiten Mal zu einem eineinhalbtägigen Seminar in die Wiesbadener Firmenzentrale geladen. Mit Siegfried Frankenstein konnte dabei ein Praktiker mit der Erfahrung von mehr als 300 eigenständig durchgeführten Ausschreibungen als Referent gewonnen werden, der es versteht, die Besonderheiten des vermeintlich trockenen Themas verständlich darzustellen. Die Seminarteilnehmer aus dem Handel, die von Kulmbach und Nürnberg bis zu Neckarsulm und Soest in die Holtz-Firmenzentrale gekommen waren, konnten bisweilen eine ganz neue Sichtweise und zumindest wichtige Anregungen für ihre Tagesarbeit im Bereich „Öffentliche Ausschreibungen“ mit nach Hause nehmen.

Grundlage der „Öffentlichen Auftragsvergabe“: die „Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL)
Grundlage der „Öffentlichen Auftragsvergabe“: die „Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL)

Viele Möglichkeiten vorhanden

Grundlage der „Öffentlichen Auftragsvergabe“ ist die „Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen“ (VOL), die 2010 in Kraft getreten ist. Siegfried Frankenstein informierte die Seminarteilnehmer über die wesentlichen Paragrafen der VOL/A wie die Grundsätze der Vergabe (Diskriminierungsverbot, „angemessene Preise“), Arten der Vergabe (Öffentliche Ausschreibungen, Beschränkte Ausschreibungen, Freihändige Vergabe), Rahmenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen bis hin zu Form und Inhalt der Angebote. Ein wesentlicher Punkt war die Darstellung des Ablaufs einer „Öffentlichen Ausschreibung“, verbunden mit Tipps und Infos wie denen, dass bei nationalen Verfahren unterhalb des seit Januar geltenden Schwellenwertes von 200 000 Euro die Freihändige Vergabe ohne Teilnahmewettbewerb mit 64 Prozent das häufigste Verfahren in Deutschland sei. Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 500 Euro (ohne Umsatzsteuer) könnten unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beim so genannten Direktkauf zudem auch ohne ein Vergabeverfahren beschafft werden – und dies ohne aktenkundige Preisermittlung und ohne schriftliches Angebot. Gerade die Freihändige Vergabe, so die Empfehlung von Frankenstein, böte mittleren und regional aktiven Fachhändlern die Chance, interessante Umsätze zu tätigen.

Die Voraussetzung hierfür: „Sie müssen bekannt sein bei den Vergabestellen“, so sein Aufforderung, den Kontakt zu den Vergabestellen zu suchen und zu pflegen. Und bei der Vielfalt der Büroartikel sei Unterstützung gefragt und gewünscht. „Der Beschaffer benötigt Hilfestellung“, so die Botschaft von Siegfried Frankenstein.

Siegfried Frankenstein (r.): gefragter Gesprächspartner auch in den Pausen
Siegfried Frankenstein (r.): gefragter Gesprächspartner auch in den Pausen

Vor allem die Möglichkeiten der Freihändigen Vergabe haben denn auch die Semi­narteilnehmer beeindruckt. Zum Ziel, Hintergründe aufzuzeigen, „wie es bei der Beschaffung in einer Behörde wirklich läuft“, und damit Motivation zu vermitteln, sich mit diesem Themenfeld ernsthaft zu beschäftigen, konnte Siegfried Frankenstein einiges beisteuern, wie die eingangs erwähnten Bekundungen unterstreichen.

www.siegfriedfrankenstein.de

www.magnetoplan.de

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