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Keine Angst vor Ausschreibungen

Ausschreibungen scheinen eine komplexe Angelegenheit für den Fachhandel zu sein. Frusterlebnisse gibt es, aber auch genügend Erfolgsbeispiele. Know-how und möglichst viele Informationen über den Kunden sind wichtige Parameter.

Adalbert Schmaus: Erkenntniszuwächse auch bei nicht gewonnenen Ausschreibungen
Adalbert Schmaus: Erkenntniszuwächse auch bei nicht gewonnenen Ausschreibungen

„Viele Ausschreibungen scheinen schon vor Bekanntmachung vergeben zu sein – zumindest legen einige Faktoren in den Ausschreibungen diese Vermutung nahe. Die ausschreibenden Stellen machen das wohl nur noch der Vorschrift wegen“, so die Erfahrung von Roswitha Stark, Geschäftsführerin beim Fachhandelsunternehmen BüroExpress in Potsdam. „Wir machen nur noch mit, wenn wir Kontakt zu den Beschaffern haben und gegebenenfalls auch im Vorfeld Einfluss nehmen konnten. Bei Büromaterial lassen wir es ganz – es lohnt sich nicht“, so Stark. Dass ohne vorheriges Beziehungsmanagement und umfassende Kenntnisse über den Kunden die Chancen sehr gering sind, bestätigt auch Michael Hingerl, Verkaufsleiter Großkunden bei Kaut-Bullinger Bürobedarf in Taufkirchen. Hingerl, der überwiegend Großkunden mit meist dezentraler Einkaufsorganisation betreut und pro Jahr persönlich zwischen 80 und 100 Ausschreibungen abgibt, kann aber Erfolge vermelden. Bei bekannten Kunden liege die Trefferquote immerhin bei etwa 25 Prozent. Der größte Aufwand sei ganz klar bereits vor der eigentlichen Ausschreibung zu leisten – mit entsprechender Kenntnis und Vorbereitung lohne sich der Aufwand allemal. „Wird das Beziehungsmanagement und die Ausschreibung selbst aber nur halbherzig und ,schnell-schnell‘ erledigt, kann man sich diesen Aufwand gut sparen“, so Hingerl.

Michael Hingerl: „Ohne vorheriges Beziehungsmanagement sind die Chancen sehr gering.“
Michael Hingerl: „Ohne vorheriges Beziehungsmanagement sind die Chancen sehr gering.“

Positive Aspekte sieht auch Adalbert Schmaus, Geschäftsführer der im sächsischen Hartmannsdorf ansässigen Schmaus GmbH. Vom jährlichen Umsatzwachstum im zweistelligen Prozentbereich über die letzten zehn Jahre gingen zwischen fünf und acht Prozent auf Ausschreibungserfolge zurück. „Unsere Erfahrungen zeigen, dass die fachliche Kommunikation während des laufenden Verfahrens bei nichtöffentlichen Auftraggebern in der Regel intensiver ist als bei Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber, die aus verfahrensrechtlichen Gründen nur eingeschränkt kommunizieren“, so Schmaus. In seinem Unternehmen werden Ausschreibungen auch für die Lehrausbildung eingesetzt. Die Einbeziehung der Azubis beim gründlichen Sichten und Interpretieren der Unterlagen, bei der umfassenden Recherche der Lieferanten und Einkaufskonditionen, bei der Preiskalkulation und bei der sauberen Ausarbeitung der Angebote führe zum intensiven Kennenlernen der oft unterschätzten breiten Produktpalette ebenso wie zur Beschäftigung mit dem Warenwirtschaftssystem. „Auch bei nicht gewonnenen Ausschreibungen verzeichnen wir wertvolle Erkenntniszuwächse“, bestätigt der Firmenchef. Intensiv mit Ausschreibungen beschäftigt sich Ralph Pohlschmidt vom Fachhandelsunternehmen IBS Bürosysteme in Münster. Spaß machten vor allem Ausschreibungen von „Bekannten“, zu denen bereits eine Geschäftsbeziehung bestehe und man den Gegenüber kenne. Nicht viel hält Pohlschmidt von Ausschreibungen, die über Unternehmensberater kommen. Da diese von der erzielten Einsparung profitierten, rücke hier oftmals die eigentliche Intention des Kunden, Wirtschaftlichkeit durch ein Top-Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen, in den Hintergrund. „Um generell eine Chance zu haben, ist der Kontakt zum Kunden das Wichtigste. Dieser muss genau wissen, dass da jemand ist, auf den er sich verlassen kann“, so seine Empfehlung.

Roswitha Stark: „Wir machen nur noch mit, wenn wir Kontakt zu den Beschaffern haben.“
Roswitha Stark: „Wir machen nur noch mit, wenn wir Kontakt zu den Beschaffern haben.“

Trotz dieser insgesamt überwiegend positiven Beispiele haben zahlreiche Fachhändler aus ihren Erfahrungen heraus im wahrsten Sinne des Wortes die Lust an Ausschreibungen verloren. „Ich habe den Eindruck, dass viele Fachhändler der Meinung sind, dass sich Ausschreibungen nicht mehr lohnen. Komplexe Ausschreibungen können abschrecken, und insbesondere die schlechten Erfahrungen aus nicht gewonnenen Ausschreibungen lassen den Fachhandel zurückstecken. Das darf aber nicht bedeuten, dass diese Aufgabe nicht wichtig und richtig ist“, bestätigt Jörn Petersen, der als Leiter Direktgeschäft bei Soennecken über umfangreiche Erfahrungen verfügt.

Ralph Pohlschmidt: „Der Kunde muss genau wissen, dass er sich auf uns verlassen kann.“
Ralph Pohlschmidt: „Der Kunde muss genau wissen, dass er sich auf uns verlassen kann.“

Know-how-Transfer gefragt

Vielfach erscheine der Aufwand zu groß, die Gewinnchance zu gering und insbesondere die Wirtschaftlichkeit als nicht ausreichend. Aufgrund der Wettbewerbsentwicklung sei es heutzutage sicherlich nicht mehr so einfach, die gewachsenen Anforderungen der Kunden umzusetzen und die notwendigen Unterscheidungsmerkmale herauszuarbeiten. Differenzierung am Markt beziehungsweise beim Kunden sei jedoch ein wesentlicher Schlüssel zum Erfolg, so Petersen, der bei der Händlerkooperation auch die Vertriebsunterstützung der Mitglieder verantwortet. Abgeleitet aus den Erfahrungen im Direktgeschäft hat Soennecken ein Konzept entwickelt, das den Mitgliedern bei Ausschreibungen mit Know-how-Transfer helfen soll. Für Petersen hat dabei vor allem die Komplexität der Ausschreibungen in den letzten Jahren erheblich zugenommen. „Neben der Verpreisung der ausgeschriebenen Artikel geraten heute immer mehr andere Kriterien in den Vordergrund: Die Prozess-Sicherung bei der Bestellabwicklung, Qualitätssicherung und die Forderungen nach DIN-ISO-Zertifizierungen, Nachhaltigkeitsberichten und Kundenentwicklungsprogrammen stellen so manch einen Fachhändler vor große Herausforderungen.“ Die Bearbeitung einer Ausschreibung gehe dabei eher in die Richtung Konzeptentwicklung mit dem Fokus auf Prozesse. Sich diesen Herausforderungen nicht zu stellen würde aber heißen, den Markt dem Wettbewerb zu überlassen. Deshalb lohne sich die Teilnahme letztlich doch aus wirtschaftlichen Gründen. Wichtig sei, dass man sein Unternehmen und sein Handeln darauf ausrichte. Dann könnten auch geringere Margen wirtschaftlich sein.

Die Vertriebsunterstützung bei Soennecken bezieht sich dabei vor allem auf die Ausschreibungskalkulation und die Beratung von Mitgliedern. Letztere ist darauf ausgelegt, den gesamten Akquiseprozess zur Gewinnung eines Kunden zu begleiten. Petersen: „Wir sprechen hier von den Prozessabschnitten der Kunden­qualifizierung, Kundenansprache, Angebotserstellung, Vertragsabschluss, Anbindung und Kundenentwicklung. Hier liegt ein erhebliches Potenzial zur Unterstützung unserer Mitglieder.“

Jörn Petersen: „Die Komplexität der Ausschreibungen hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen.“
Jörn Petersen: „Die Komplexität der Ausschreibungen hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen.“

Erfolgsaussichten optimieren

„Eine professionelle Vertriebsarbeit ist eine unbedingte Notwendigkeit und beginnt nicht erst mit der Bearbeitung einer Ausschreibung, sondern mit der Betrachtung des kompletten Prozesses der Kundenakquise“, rät Jörn Petersen. Die Arbeit am Kunden vor der Ausschreibung sei ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Alle Rahmenbedingungen müssten bekannt sein, um ein wirtschaftliches Angebot erstellen zu können. Diese Kette setze sich über die Auswertung der Ausschreibung, Artikelqualifizierung, Kalkulation und Angebotsabgabe fort. Grundsätzlich sei es wichtig, durch die eigene Positionierung des Unternehmens auch die richtige Kundenzielgruppe zu definieren. Dadurch ergäben sich dann auch die richtigen Ausschreibungen für den Händler. So sollten sich das ausschreibende Unternehmen und das anbietende Unternehmen möglichst auf Augenhöhe bewegen. „In der Praxis sieht es so aus, dass große Kunden eine Sicherheit brauchen, und diese finden sie in der Regel nun mal bei größeren Anbietern“, erläutert Petersen die Vorgehensweise. So werde, abhängig von Kundengröße und Kundensegment, gern auch eine Punktematrix zur Bewertung von Anbietern erstellt. In dieser werde dann eine Bewertung der Umsatzgröße des Händlers in Relation zum Ausschreibungsvolumen gesetzt. Petersen: „So wird ein Händler mit einem Jahresumsatz von zwei Millionen Euro bei einem Ausschreibungsvolumen von einer Millionen schon mit einem Risikofaktor versehen, weil die Abhängigkeit zu groß wäre.“

Es sollte auf Händlerseite zudem immer beachtet werden, welche Risiken mit der Umsetzung eines Kunden einhergingen: Reichen die Lagerkapazitäten, kann die Vorfinanzierung des Lagervolumens geleistet werden, gibt es technische Anforderungen, die umgesetzt werden müssen, habe ich den notwendigen Innen- und Außendienst zur Betreuung des Kunden, haben wir die logistischen Voraussetzungen? „Gibt es hier Lücken und drohen Investitionen, so müssen diese vorher bewertet werden. Gegebenenfalls sollte man sich dann von solch einer Ausschreibung zurückziehen“, so seine Empfehlung. Wenn Ausschreibungen ohne Vorqualifizierung zum Fachhändler gelangten, wenn es also keine Kundenbesuche gegeben habe und keine Informationen über den Kunden eingezogen wurden, dann hätten diese Ausschreibungen nur geringe Erfolgsaussichten. Ein Fachhändler müsse sich auf die richtigen Kunden seiner Zielgruppe konzentrieren, um dort seine individuellen Stärken ausspielen zu können, lautet das Fazit von Jörn Petersen.

Zudem müssten Inhouse beim Händler Voraussetzungen geschaffen werden. Neben einer ordentlichen Betreuung des Kunden im Innendienst sei es sehr wichtig, eine qualitativ hochwertige Bearbeitung von Ausschreibungen zu gewährleisten. „Man braucht Spezialisten, die sich bei der Qualifizierung der Produkte auskennten, Einkäufer, die die richtigen Preise verhandeln, und ein Angebotswesen, das bei der Verpreisung der Artikel die richtige Kalkulation wählt.“

www.soennecken.de

Besonderheit öffentliche Auftragsvergabe

Die öffentliche Auftragsvergabe ist nicht zuletzt aufgrund ihres Formalismus eine komplexe Angelegenheit. „Man kann schon aufgrund von Formfehlern – oft Kleinigkeiten – ausscheiden. Wenn sich solche Fehler einschleichen, ist das oft sehr demotivierend. Auf einmal ist alle geleistete Vorarbeit zunichte gemacht“, weiß Jörn Petersen. Darüber hinaus schreckt viele Händler die Vorstellung ab, der Auftrag werde automatisch an das wirtschaftlichste Angebot vergeben. Laut Petersen geht die Bedeutung des Preises bei der Händlerauswahl mittlerweile auf bis zu 50 Prozent zurück; bewertet würden jetzt auch Faktoren wie Angebotsgestaltung, Onlineshop-Lösungen und logistische Leistungen. Ein wesentlicher Aspekt sei zudem die Losvergabe bei einigen öffentlichen Ausschreibungen. Petersen: „Diese hat einen gravierenden Einfluss auf die Auftragswerte und somit auch auf die Wirtschaftlichkeit. Bekommt ein Händler nur ein Teillos und muss dieses dann auf viele Anlieferstellen verteilen, ist der Auftragswert so gering, dass die Fixkostendeckung nicht gewährleistet ist.“ Mehr über den Bereich öffentliche Auftragsvergabe erfahren Sie in der nächsten Ausgabe von BusinessPartner PBS.

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