Dokumentenerfassung: Kyocera startet Scan-Services für das digitale Archiv

Mit einer zentralen Ablage von Informationen schaffen Unternehmen die Voraussetzung für effizientes Arbeiten. Mit digitalen Archiven können Nutzer unabhängig von Ort und Zeit auf Informationen zugreifen, Dokumente durchsuchen und sie in Workflows einbinden. Trotzdem sind gerade bei mittelständischen Unternehmen Papierarchive noch immer keine Seltenheit. Das verursacht fortlaufend Kosten und nimmt Platz ein, der für produktive Tätigkeiten genutzt werden könnte. Die Suche nach Informationen bindet so zudem wertvolle Arbeitszeit.

Der neue Service bietet hier mit einem einfachen, standardisierten Angebot Abhilfe. Aktenordner mit Dokumenten bis zum A3-Format werden fachgerecht von Experten kontrolliert, aufbereitet und in hochwertigen Scans digitalisiert. Dadurch können Unternehmen bei der Aufbewahrung von Informationen deutlich an Platz und Budget sparen – und Flexibilität gewinnen.

Mit einem digitalen Archiv können Dokumente darüber hinaus bestmöglich vor äußeren Einflüssen bewahrt und vor Verlust geschützt werden. Durch die Bereitstellung eines Transfervermerks gemäß den Vorgaben des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Technische Richtlinie BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“ stellt der neue Service von Kyocera zudem die Weichen für die rechtssichere Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Mit den im Transfervermerk enthaltenen Informationen lassen sich alle Schritte des Scan-Prozesses detailliert nachverfolgen, wodurch ein Ersatz der Papieroriginale durch die gescannten elektronischen Kopien ausdrücklich erlaubt wird.

Gleichzeitig erleichtert die digitale Bereitstellung von Dokumenten die Einhaltung rechtlicher Vorgaben hinsichtlich der Verlässlichkeit der Urheberschaft, der Unverfälschtheit von Inhalten und der Langzeitverfügbarkeit. Auf diese Weise müssen bestimmte Dokumente bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden, um beispielsweise Vorgaben des Handels- und Steuerrechts zu erfüllen. Gleichzeitig gelten für personenbezogene Informationen besondere Maßgaben, was etwa die Zugänglichkeit, die Nutzung und die Aufbewahrung von Daten angeht. Im digitalen Archiv können entsprechende Fristen durch Dokumentenmanagement-Lösungen hinterlegt und automatisiert werden. So gelingt eine GoBD- und DSGVO-konforme Archivierung von Informationen.

Die technische Umsetzung von „Kyocera Scan-Services – Aktenarchivierung“ erfolgt in Zusammenarbeit mit der Kyocera-Tochter Alos. Die Alos GmbH realisiert am Standort Köln mit mehr als 75 Jahren Erfahrung intelligente Datenerfassungslösungen und anspruchsvolle sichere Scan-Services. Dabei kommen ein eigenes, zertifiziertes Scan-Zentrum, die hauseigen entwickelte Scan-Workflow-Lösung „ALOS Scan“ und ein erfahrenes Team vor Ort zum Einsatz. Auf diese Weise profitieren Kyocera-Partner und Kunden von über Jahrzehnte aufgebauter Kompetenz und Erfahrung.

„Mit unserem neuen Service bieten wir Unternehmen eine unkomplizierte und schnell umsetzbare Möglichkeit für die qualitativ hochwertige Digitalisierung ihrer Papierarchive“, sagt Simone Zipper, Produkt Managerin bei Kyocera Document Solutions. „Standardisierte Abläufe und ein zuverlässig sicherer Umgang mit sensiblen Informationen zeichnen unseren Service aus. Die digitalisierten Informationen stehen für eine flexible Nutzung in Folgesystemen wie DMS-, ERP- oder CRM-Lösungen zur Verfügung. So helfen wir Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren.“

Kontakt: www.kyoceradocumentsolutions.de