IT-Einkauf lässt Potenziale liegen

Bei der europaweiten Studie wurden 1671 Endanwendern und Entscheidern zu den IT-Trends im Büro und dem „Wert von Bürotechnik“ befragt sowie 60 Tiefeninterviews geführt. Aus Deutschland kamen dabei rund 20 Prozent der Teilnehmer.

Schwerpunkte der Befragung lagen dabei auf IT-Systemen und Lösungen zur Erfassung, Management und Ausgabe von Dokumenten sowie deren Bedeutung für Unternehmen. Die Studie zeigt, dass Dokumente nach wie von zentraler Bedeutung für das Arbeitsleben sind, auch wenn sich durch die Verbreitung mobiler Endgeräte und den BYOD-Trend die Art und Weise, in der Mitarbeiter Dokumente erstellen und verwalten wollen, verändert.

Obwohl es durchaus positive Erfahrungen gibt, tun sich Unternehmen in Europa jedoch schwer, solche Technologien bereitzustellen. Die Mehrheit der Anwender erklärte zudem, dass sie die Unterstützung der IT-Abteilungen benötigen, um ihre Produktivität zu optimieren. Nur ein Viertel glaubt, die Funktionalität ihrer Büroausrüstung zu verstehen.

Anwendern zuhören

Die Technologie entwickele sich ständig weiter, in modernen Büros schneller als je zuvor, kennt Christoph Losemann, Produktmanager bei Canon Deutschland, den Wandel, der durch neue Arbeitsmethoden beschleunigt wird. „Damit Unternehmen die Produktivität ihrer Mitarbeiter aufrechterhalten beziehungsweise steigern können, ist es wichtig, deren Bedürfnisse zu berücksichtigen.“ Es komme deshalb darauf an, IT-Entscheider und Einkäufer für die Anforderungen der Nutzer zu sensibilisieren und sicherzustellen, dass die Anwender durch Schulungen in die Lage versetzt werden, die Potenziale der Systeme auch zu nutzen.

Ein weiter Schwerpunkt der Befragung lag zudem auf der Sicherheit bei der Dokumentverarbeitung, ein Thema, das gerade in Deutschland hohen Stellenwert genießt. Auch hier unterscheiden sich die Erwartungen von Anwendern und IT-Abteilungen. Mehr als zwei Drittel der befragten Büroangestellten arbeiten mit vertraulichen Dokumenten, drucken diese jedoch auf offen zugänglichen Systemen aus.

Bedürfnisse berücksichtigen

Die Anwender setzen voraus, dass die Unternehmens-IT die Dokumentensicherheit im Griff hat. Im Gegenzug erklärten jedoch weniger als fünf Prozent der IT-Einkäufer, dass Sicherheit ein Entscheidungskriterium bei der Auswahl von Hardware zum Drucken, Kopieren oder Scannen bildet.

„Mangelnde Kommunikation zwischen Entscheidern und Anwendern schadet der Produktivität“, sagt Losemann. „Um dieses Defizit zu beseitigen, müssen Anwender mehr Einfluss auf den Einkaufsprozess nehmen können“. Der IT-Einkauf könne das ungenutzte Potenzial nur heben, wenn er im Dialog mit den Anwendern Verständnis für deren Bedürfnisse entwickle.

Kontakt: www.canon.de