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„Noch die Kurve bekommen“

Die Probleme der geplanten Logistikumstellung haben beim Büroring Spuren hinterlassen. Seit Anfang August läuft die Auslieferung wieder weitgehend in normalen Bahnen.

Eigentlich wollte man sich bei der Haaner Händlerkooperation mit den zahlreichen interessanten Projekten in puncto Zukunftsausrichtung intensiv beschäftigen. Es kam jedoch ganz anders: Zwischen Mai und Juli überschlugen sich die Ereignisse aufgrund der für Anfang Mai terminierten Logistikumstellung, die ungeplante und vor allem längeranhaltende Lieferschwierigkeiten zur Folge hatte. Noch auf der Büroring-Generalversammlung am 12. Mai in Bad Kissingen gaben sich die beiden Vorstände Ute Suberg und Ingo Dewitz optimistisch, die aufgetretenen Anlaufprobleme kurzfristig lösen zu können. Doch damit lagen sie falsch: Die Zusammenlegung der beiden Lagerstandorte in Haan zeigte sich deutlich komplizierter als erwartet. Und auch eine Mitgliederinfo von Ende Juni, dass sich die Liefersituation entspanne, erwies sich als nicht haltbar.

Erfolgreiche Zusammenarbeit: Büroring- Vorstand Ingo Dewitz (l.) und Interimsvorstand Klaus Kemper
Erfolgreiche Zusammenarbeit: Büroring- Vorstand Ingo Dewitz (l.) und Interimsvorstand Klaus Kemper

Mitte Juli folgte dann die Mitteilung über die Trennung von Vorstand Ute Suberg, die das Logistikprojekt zu verantworten hatte, und die Berufung des früheren Vorstands Klaus Kemper als Interimsvorstand. Der Aufsichtsrat hatte dabei den Ernst der Lage erkannt und die Reißleine gezogen. „Seien Sie versichert, dass dem Aufsichtsrat, den Vorständen und den Mitarbeitern die prekäre Lager- und Liefersituation bewusst ist. Alle verfügbaren Kräfte werden zur schnellen Lösung eingesetzt“, so Aufsichtsratschef Hermann Kaiser in einem Brief an die Mitglieder. Klaus Kemper, der Ende 2007 als Vorstand in den Ruhestand verabschiedet worden war und aufgrund seiner langjährigen Aufbauarbeit über eine beachtliche Reputation bei den Mitgliedern verfügt, versprach bei seinem Antritt eine „ehrliche Bestandsaufnahme und eine offene Kommunikation an die angeschlossenen Fachhändler“. Und dazu eine aktive Unterstützung des Vorstandskollegen Ingo Dewitz, damit dieser sich „wieder den Aufgaben seines Geschäftsbereichs Vertrieb und Marketing widmen und den Büroring auf diese Weise weiter voranbringen“ könne.

In einem Rundschreiben an die Mitglieder vom 20. Juli sorgte Klaus Kemper mit der Ankündigung, eine Komplett-Belieferung innerhalb von 48 Stunden bis Ende August zu realisieren, für eine erste Entspannung. Und das Versprechen konnte gehalten und sogar vorab erfüllt werden: Bereits in der ersten August-Woche war von den Mitgliedern von einer weitgehend normalen Liefersituation zu hören. „Das war nur mit der Hilfe der Büroring-Mannschaft aus Lager und Verwaltung möglich, die auch insgesamt an drei Samstagen mit je zwei Schichten geholfen haben, die rückständigen Picks abzuarbeiten. Wir liefern die Hauptmengen inzwischen innerhalb von 24 Stunden aus. Leider gibt es aber immer noch einige Ausnahmen wie Rückstände oder fehlende Ware, die wir im Moment systemseitig und körperlich prüfen und der Reihe nach ausmerzen. Mit Stand 7. August hatten wir bei Schichtende nur noch wenige Stunden Rückstand und einige Klärungsfälle“, so Kemper in seiner Bestandsaufnahme. Eine besondere Würdigung erhalten von ihm die Mitarbeiter, „die die Herausforderung vorbildlich angenommen haben“.

www.bueroring.de

Nachgefragt ...

... bei Klaus Kemper

Herr Kemper, ein Blick zurück: Was waren aus Ihrer heutigen Sicht die Hauptproblemfelder der Logistikumstellung und warum hat es so lange gedauert, übergreifende Lösungen zu finden?

Ich blicke eigentlich nicht gerne zurück, sondern sehe die Vergangenheit als Chance für die Zukunft, es besser zu machen. Zudem wird, was auch immer ich hierzu sage, eine Schuldzuweisung, was nicht meiner Intention entspricht. Festzuhalten bleibt: Offensichtlich war die Zeit für den Umzug aus dem alten Lager zu kurz bemessen, da jegliche Erfahrungswerte fehlten. Dadurch kam es zu einer Vielzahl von kleinen Problemen. Jedes für sich wäre leicht zu lösen gewesen, zusammen mit den sich aufbauenden Rückständen, einer durch berechtigte Kundenreklamationen zunehmend verunsicherten und frustrierten Belegschaft und den Einsatz von Zeitarbeitskräften entstand ein schier unüberwindlich scheinendes Chaos. Die mangelhafte Füllmenge der Kartons und die Zersplitterung der Aufträge in zu viele Pakete sind weitere Probleme, bei denen ich noch nicht sagen kann, ob sie am System liegen.

Demnach gab es gleich mehrere grundlegende Baustellen. Sind die Systemfehler beseitigt?

Meines Erachtens sind keine großen Systemfehler aufgetreten. Diese wären, so eigenartig das klingen mag, auch schnell zu beseitigen gewesen. Sicher haben schon viele Firmen die Erfahrung gemacht, dass Simulationen in Tests und Echtbetrieb zwei verschiedene Ergebnisse bringen können. Ein Teil der notwendigen Anpassungen an neue Erkenntnisse sind bereits umgesetzt, an anderen wird mit Hochdruck weiter gearbeitet.

Eine funktionierende Logistik erfordert Finetuning. Wie lange wird es nach Ihrer Einschätzung noch dauern, bis dieser Zustand annähernd erreicht sein wird?

Klaus Kemper: „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich komplizierte Situationen plötzlich schnell klären, wenn erst einmal der Warenfluss läuft.“
Klaus Kemper: „Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich komplizierte Situationen plötzlich schnell klären, wenn erst einmal der Warenfluss läuft.“

Es ist ja nicht so, dass unsere Mitarbeiter nicht wüssten, wie das im Idealfall zu funktionieren hat. Alle Mitglieder fordern ja letztlich erst einmal nichts Neues, sondern lediglich die Rückkehr zu der bis zum Umzug guten Situation. Unser Ziel war, besser, kostengünstiger und schneller zu werden. Dieses Ziel wird nicht aus den Augen verloren und alles, was das verhindert, Punkt für Punkt beseitigt. Wie lange das Finetuning wirklich noch dauert, kann ich nicht vorhersagen. Ich habe aber die Erfahrung gemacht, dass sich komplizierte Situationen plötzlich schnell klären, wenn erst einmal der Warenfluss läuft. Ich denke, dass nach der Rückkehr zur einigermaßen befriedigenden Situation auch diese Punkte zeitnah gelöst werden können.

Als Ruheständler hatten Sie den Jahresverlauf sicherlich komplett anders geplant. Wie lange werden Sie als Interimsvorstand noch für den Büroring im Einsatz sein?

Sie haben Recht, noch wenige Tage vor meinem Restart am 16. Juli hätte ich mir das nicht vorstellen können. Es hat sicherlich geholfen, dass ich nach meinem Ausscheiden den Kontakt zum Büroring als Berater des Aufsichtsrats und Vorstands nie ganz verloren hatte. So anstrengend und nervenaufreibend die ersten drei Wochen mit all den zu Recht unzufriedenen Mitgliedern am Telefon und im E-Mail-Kontakt auch waren, es hat Spaß gemacht, wieder ins Geschehen eingreifen und bei der Bereinigung der Misere helfen zu können. Mein Einsatz wird so schnell wie möglich beendet, aber so lange wie nötig dauern. Das hängt auch mit der Suche nach einem Nachfolger für den Vorstandsposten ab.

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