Marketing und Kundenansprache: Office Depot gibt Tipps für DSGVO-Umsetzung

Verträge, Bewerbungsunterlagen, Visitenkarten oder Notizzettel auf dem Schreibtisch: Analoge Informationen machen einen Großteil der personenbezogenen Daten in Unternehmen aus. Doch auch für die Verarbeitung dieser Papier-Dokumente gilt die DSGVO genauso wie für digital gespeicherte Informationen. „Unternehmen müssen sowohl technische als auch organisatorische Maßnahmen ergreifen, um diese neuen Datenschutzbestimmungen einzuhalten“, betont Andreas Guhl, Legal Director bei Office Depot. „Wir haben deshalb umfangreiche Maßnahmen ergriffen, unsere Partner beim Umgang mit sensiblen Daten auf Grundlage der DSGVO zu unterstützen.“

Eine Voraussetzung für den vorschriftsmäßigen Umgang mit personenbezogenen Daten sei, diese sensiblen Daten zu kennen und zu wissen, wo diese abliegen. „Ein übersichtliches Ablagesystem ist für den Datenschutz entscheidend“, so Guhl. „Dokumente müssen nach Zweck und Anwendungsbereich sortiert werden. Es sollte bei jedem Datensatz protokolliert werden, dass die Einverständniserklärung der betroffenen Personen zur Datenerfassung vorliegt.“ Ein Unternehmen kann den Aufsichtsbehörden damit nachweisen, dass es die gesetzlichen Vorgaben einhält.

Mithilfe eines übersichtlichen Ablagesystems könnten Unternehmen den Überblick behalten, heißt es bei Office Depot weiter, so würden dazu flexible Aufbewahrungssysteme, Ordner, Trennblätter und Etiketten angeboten. Mit Transport- und Archivboxen könnten wichtige Unterlagen zudem sicher von A nach B transportiert werden. Müssen Daten nur kurzfristig abgelegt werden, eignen sich Wiedervorlagemappen. Für die sichere Aufbewahrung sensibler analoger Daten empfiehlt Office Depot abschließbare Aktenschränke und Rollcontainer, in bestimmten Fällen auch Büro-Tresore. Für die richtige Entsorgung solcher Daten die passenden Aktenvernichter.

Kontakt: www.officedepot.eu