Studie von Fraunhofer IAO und Kyocera: Digitales Arbeiten macht produktiver

Im Rahmen der Studie wurde auch untersucht, in welchem Ausmaß in deutschen Büros bereits digital gearbeitet wird und welche Motive es für digitale Tätigkeiten gibt. Mittels einer Online-Umfrage hat das Fraunhofer IAO dabei abgefragt, welche Tätigkeiten eher digital und welche eher papiergestützt durchgeführt werden. Zusätzlich wurden die Beweggründe und Hemmnisse für digitales Arbeiten beleuchtet. Auch die Bereitstellung und Nutzung digitaler Arbeitsmittel wurden in der Umfrage thematisiert sowie die Frage, welche Arbeitsweise und Ausstattung einer höheren Performance zuträglich sind. Knapp 700 Fach- und Führungskräfte aus Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen haben zwischen September 2015 und Januar an der Online-Befragung teilgenommen.

Die Auswertung zeigt deutlich, dass die große Mehrheit der Befragten bereits verstärkt digital arbeitet. Bei 70 Prozent der Teilnehmer erfolgt der Austausch von Dokumenten und Informationen weitgehend digital. Knapp ein Viertel der Teilnehmer hat noch ein sehr hohes Druckaufkommen bei seiner Arbeit, Papier steht hier noch klar im Mittelpunkt. Vollkommen digital und papierlos arbeiten fast zehn Prozent der Befragten.

In Besprechungen dominiert hingegen noch das Papier: Nahezu zwei Drittel der Studienteilnehmer verwenden in Meetings überwiegend ausgedruckte Dokumente oder handgeschriebene Notizen. Als wichtigste Motive für digitales Arbeiten werden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten (91 Prozent), das einfachere Teilen von Informationen (86 Prozent) sowie orts- und zeitunabhängiges Arbeiten (78 Prozent) angegeben. Jedoch halten auch sehr viele Teilnehmer IT-Geräte für zu umständlich und erledigen daher viele Dinge lieber in Papierform (86 Prozent).

Höhere Performance durch Digitalisierung

Die Auswertungen zeigen auch, dass die Unternehmen mit höherem Digitalisierungsgrad als leistungsfähiger eingeschätzt werden. Außerdem ist die Performance bei Unternehmen höher, die stets die neueste, verfügbare IT nutzen, als bei Unternehmen, die gängige oder ältere IT-Geräte und Systeme einsetzen.

„Die digitale Transformation eröffnet uns faszinierende Formen der verteilten Kommunikation“, sagt Stefan Rief, Leiter des Competence Centers Workspace Innovation am Fraunhofer IAO. „Die Studie belegt den positiven Effekt der Digitalisierung. Für die Zukunft gilt es nun, noch mehr Experimentierfreude, Neugier und Mut zum Ausprobieren neuer Dinge an den Tag zu legen. Insgesamt müssen wir agiler und weniger planungsorientiert werden.“

Monika Jacoby, Pressesprecherin bei Kyocera Document Solutions Deutschland, unterstützt das: „Die Digitalisierung eröffnet Unternehmen riesige Potenziale. Kyocera liefert schon heute Lösungen dafür, Routine-Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren, um Kosten zu senken.“

Eine Publikation mit weiteren Ergebnissen der Umfrage „Digitales Arbeiten“ wird Mitte 2016 unter www.office21.de sowie auf www.smart.kyocera.de verfügbar sein.

Kontakt: www.kyoceradocumentsolutions.de, www.iao.fraunhofer.de