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Nutzungsszenarien prüfen

Big Data, Cloud Computing und Mobilität führen auch zu einem veränderten Umgang mit Informationen und Dokumenten. Welche Auswirkungen diese Trends auf das Thema Dokumenten-Management haben, erklärt DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar.

Herr Biffar, bereits seit 2012 bieten Sie Ihr Dokumenten-Management auch als reine Software as a Service (SaaS)-Lösung an. Wie entwickelt sich das Thema cloudbasiertes Dokumenten-Management?

DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar
DocuWare-Geschäftsführer Jürgen Biffar

In Deutschland ist das momentan eher noch ein Reizthema. Doch Branchenkenner sind sich einig, dass die Nachfrage schon bald steigen wird, so wie in unseren Nachbarländern und den USA bereits jetzt. DocuWare hat durch die frühzeitig zur CeBIT 2012 vorgestellte Cloud-Lösung „DocuWare Online“ eine Vorreiterrolle übernommen und investiert kontinuierlich weiter in die Entwicklung der SaaS-Lösung, sodass wir einen deutlichen Wettbewerbsvorteil haben, wenn die Nachfrage anzieht.

Sie sind davon überzeugt, dass Cloud-Technologien das Dokumenten-Management in mittelständischen Unternehmen beflügeln können. Worauf sollten Anwenderunternehmen aber auch Wiederverkäufer besonders achten, damit der Einsatz einer SaaS-Lösung zum Erfolg wird?

Zum einen muss der Funktionsumfang die Anforderungen abdecken. Hier kommt es vor allem auf die Integrationsfähigkeit an: Kann sich die Cloud-Lösung in ERP, CRM und E-Mail-Lösungen integrieren, die nicht in der Cloud oder in einem anderen Cloud-Segment betrieben werden. Zum anderen sollte sichergestellt sein, dass es keine gehostete On-Premise-Lösung, sondern eine echte SaaS-Lösung ist, die sich für einen gut skalierenden Mehrmandantenbetrieb über das Internet eignet. Andernfalls fallen die Kostenvorteile weitgehend weg und die Performance für die Anwender ist schlecht.

Welche verschiedenen Preismodelle bieten Sie Kunden bei Ihrer cloudbasierten Lösung „DocuWare Online“ an?

Wir biete zwei Preismodelle an. Ein „Flat-Fee“-Modell für beliebig viele Benutzer zum Preis von 490 und 990 Euro pro Monat und seit neuestem auch ein nutzerzahlbasiertes Modell, das mit 160 Euro monatlich für drei Nutzer beginnt. Bei beiden Modellen ist ein bestimmtes Speichervolumen enthalten, das bei Bedarf aufgestockt werden kann.

Dokumenten-Management in der Cloud – unabhängig vom Endgerät
Dokumenten-Management in der Cloud – unabhängig vom Endgerät

Die Verbreitung mobiler Endgeräte wie Smartphones und Tablets nimmt stetig zu. Auch Mitarbeiter im Außendienst, auf Dienstreisen oder im Home-Office können jederzeit auf Dokumente zugreifen. Welche Technologie empfehlen Sie: Native App, mobiler Web Client oder eine hybride Lösung?

Anbieter müssen genau prüfen, für welches Nutzungsszenario welcher Weg geeignet ist. Für Suchen und einfache Dokumentoperationen sind hybride Lösungen, also HTML-Browsertechnik eingebettet in native App-Frames voll ausreichend. Bei sehr hardwarenahen Anwendungen, zum Beispiel dem Kamera-Scannen oder bei starker Interaktion mit anderen Apps, können native Apps sinnvoll sein.

Was ist Voraussetzung, um die Sicherheit und Vertraulichkeit wichtiger Dokumente bei mobilen Lösungen und der Auslagerung in die Cloud zu gewährleisten?

Auf alle Fälle müssen der Kommunikationsweg durch eine entsprechende Verschlüsselung absichert (HTTPS, SSL) und wichtige Dokumente verschlüsselt gespeichert werden. Bei „DocuWare Online“ ist beides Standard.

www.docuware.com

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