„Die Formel, die Gewinn verspricht“

Berichte, Präsentationen, Kalkulationen, Verträge oder Geschäftsbriefe – das sind nur einige der Dokumente, die bei der täglichen Arbeit erstellt, verbreitet und ausgedruckt werden. Hinzu kommen Angebote, Bestellungen, Lieferscheine und und und. Nicht zu vergessen: die per Fax oder Post eingehenden Papierlawinen, die es zu digitalisieren gilt. Entsprechend groß ist die Flotte an Druckern, Scannern, Faxgeräten, Kopierern und Multifunktionsgeräten unterschiedlicher Hersteller, die Unternehmen am Laufen halten. Je unübersichtlicher aber der Gerätepark, desto höher die Kosten. Neben den laufenden Betriebskosten für Wartung und Instandhaltung tragen weitere Faktoren ihren Teil dazu bei, die Ausgaben nach oben zu treiben.

Hohe Einsparpotenziale

Wie viel Zeit verbringen Administratoren beispielsweise mit dem Systemmanagement, Mitarbeiter mit dem Einscannen und Ausdrucken von Dokumenten oder damit, sich im Dschungel unsauber abgelegter Dateien zurechtzufinden? Alleine, dass jede Suche im Schnitt rund drei Minuten in Anspruch nimmt, gibt zu denken. Ebenso, dass rund drei Viertel aller deutschen Unternehmen keinerlei Printmanagementlösungen nutzen und für 84 Prozent das Thema Document Solutions bislang noch ein Fremdwort ist. Günstig für die Anbieter von Managed Print Services (MPS) und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) oder -diensten. Denn zu realisierende Einsparpotenziale, die bei etwa 30 Prozent liegen, dürften die Entscheider über kurz oder lang überzeugen. Der Auffassung ist auch IDC, deren Zahlen zufolge der Markt kräftig wachsen und Anbietern entsprechender Lösungen in Westeuropa 2014 einen Umsatz in Höhe von 2,85 Milliarden Euro bescheren soll. Managed Print Services plus Dokumentenmanagementdienste gleich Managed Document Services lautet also die Formel, die Gewinn verspricht. Und das gilt gleichermaßen für Handel wie Kunde.

Die Produktivität steigern, Kosten reduzieren, Umsatz erhöhen und dank sinkendem Papier- und Energieverbrauch nachhaltig wirtschaften. Schlagende Argumente, die für MDS-Lösungen sprechen. Dabei ist ein ganzheitlicher Ansatz, der den gesamten Dokumentenworkflowprozess abbildet, das A und O. Die Anzahl und Nutzung von Druckern, Faxgeräten, Scannern und Kopierern zu betrachten ist die eine Seite der Medaille. Die andere, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu analysieren. Erst auf dieser Basis lassen sich die richtige Hard- und Software sowie Verbrauchsmaterialien und geeignete Gerätestandorte auswählen.

Steht die Strategie, bietet es sich an, zunächst den Gerätepark aufzuräumen und die Druckkosten zu reduzieren; im zweiten Schritt, die mit der Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in Verbindung stehenden Prozesse anzugehen. Viel sparen können Unternehmen, wenn sie diese Aufgaben externen Spezialdienstleistern anvertrauen, die durch Gesamtlösungskompetenz glänzen und mit genau auf die Kundensituation zugeschnittenen Angeboten aufwarten können. Dazu gehört auch das Thema Finanzierung. Output-Management-Leasingverträge, die Maschinenmieten sowie Wartung, Service und Instandhaltung zusammenfassen und sich um die Anschaffungskosten von Archivierungs- und DMS-Lösungen ergänzen lassen, sind ein bewährtes Erfolgsmodell – ein wichtiger Baustein im Serviceportfolio von Herstellern, Systemhäusern und Bürofachhändlern, die Wert auf Differenzierung und Kunden-bindung legen. Die BFL Leasing kennt diese Marktbedürfnisse und bietet entsprechend flexible Finanzierungslösungen und Services an.

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