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Woher kommt der „Drucker-Frust“?

Wenn Drucker nicht drucken, ist selten ein technischer Defekt daran schuld. Häufig scheint ineffizientes Prozessmanagement in Unternehmen der Grund zu sein, dass die Geräte stillstehen, so das Ergebnis der „Printerumfrage10“.

Die „Printerumfrage10“, die mit Unterstützung des Herstellers Brother vom Beratungs- und Marktforschungsunternehmen Dokulife durchgeführt wurde, befragte fast 9000 Anwender aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihrem privaten und beruflichen Nutz- und Einkaufsverhalten sowie zur Zuverlässigkeit von Druckern und Multifunktionsgeräten. Denn obwohl Jahr für Jahr Millionen von Druckern, Multifunktions- und Faxgeräten verkauft werden, weiß man recht wenig darüber, wie diese Geräte eigentlich genutzt werden. Was drucken die Anwender besonders häufig und wie? Wie groß ist ein durchschnittlicher Druckjob? Welche Funktionen werden häufig genutzt, welche nicht? Welche Kriterien beeinflussen maßgeblich die Kaufentscheidung?

Während die Geräte überwiegend als zuverlässig eingestuft wurden, entpuppen sich vor allem ungeregelte Beschaffungsprozesse und Verantwortlichkeiten als „Druckjobkiller“. Der häufigste „Druckgerätefehler“ ist die leere Papierkassette. 74 Prozent der Befragten geben fehlendes Papier als häufigste Fehlerursache an. Mit 29 Prozent zweithäufigste Fehlerquelle ist fehlendes Verbrauchsmaterial. Für Joel Trummheller, Business Unit Manager Laser bei Brother, sind dies unnötige Produktivitätskiller. „Bei einer ‚strukturierten‘ oder ‚automatisierten‘ Verbrauchsmaterialbestellung, wie sie ‚Managed Print Services (MPS)‘-Konzepte vorsehen, kommen frische Verbrauchsmaterialien am Gerät an, bevor es stillsteht. Proaktive Versorgung der Druckinfrastruktur und ganzheitliche Betrachtung der Prozesskette sind der Schlüssel, um Ausfallhäufigkeit und -zeit zu reduzieren.“

An dritter Stelle wird von 26 Prozent der Teilnehmer, die ihr Gerät mit Kollegen teilen, der Papierstau als Fehlerquelle genannt. Bei genauerer Analyse lässt sich, so die Initiatoren der Umfrage, ebenfalls auf ein Prozessproblem schließen. In der Praxis laufen Einkauf und Beschaffung von Hardware, Papier und Verbrauchsmaterial über verschiedene Abteilungen. Während Druckgeräte meist von der IT-Abteilung beschafft werden, fallen Papier und Verbrauchsmaterial in den Zuständigkeitsbereich der Büromaterialverantwortlichen. „Papier, Verbrauchsmaterial und Hardware sind nicht immer optimal aufeinander abgestimmt“, so Trummheller. „In Unternehmen sollte darauf geachtet werden, dass die IT-Abteilung grundsätzlich auch in den Auswahl-, Beschaffungs- und Lagerungsprozess des Papiers und des Verbrauchsmatetrials eingebunden wird.“

Rückschlüsse für den Handel

Aus den Ergebnissen der Printerumfrage lassen sich Trends der Druckgerätenutzung und des Einkaufsverhaltens ableiten. Auch für den Handel ergeben sich daraus interessante Rückschlüsse. So sind Multifunktionsgeräte fester Bestandteil der Druckgerätelandschaft. Bereits die Printerumfrage08 hatte ergeben, dass Funktionen wie Scan-to-Mail und Scan-to-Folder gerne eingesetzt werden.

Die Druckqualität ist neben dem Preis immer noch das wichtigste Kaufkriterium und sollte im Verkaufsgespräch eine wichtige Rolle einnehmen.

Zwar haben A4-Geräte eine marktbeherrschende Rolle. A3-Geräte erobern aber durch den Preisverfall besonders im unteren Preissegment Marktanteile. Ein weiterer Trend ist laut Umfrage Tintenstrahl im B2B-Umfeld. Tintenstrahlgeräte bieten, besonders für kleinere Unternehmen, Vorteile: einfache Drucktechnik, hohe Druckqualität und geringe Anschaffungskosten. Beliebt sind die Geräte bei Selbstständigen und im kleinen Mittelstand. Deshalb sollten Händler auch Tintenstrahlgeräte im Programm haben.

Die Hardware der Geräte wird von den Befragten allgemein als zuverlässig beschrieben, Probleme verursachen vor allem Papier und Verbrauchsmaterialien. Dies kann als Chance für den Handel begriffen werden: Wer als Service die Geräte mit hochwertigem Papier, Verbrauchsmaterial und großen Papierkassetten beliefert, sorgt für einen deutlich reibungsloseren Druck und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Die Befragung zu den Kostensparmaßnahmen belegt: Die Nutzer werden nicht ausreichend im Gebrauch der Druckgeräte geschult. Der Handel tut laut Studie zu wenig, um eine optimale Nutzung der Multifunktionsgeräte sicherzustellen. Eine einmalige Einweisung eines IT-Administrators reiche in der Praxis nicht aus. Die Nutzung der Multifunktionsgeräte wandelt sich: von der einfachen Druck- und Kopiermaschine zur zentralen Scanstation. Das Scan-Aufkommen und die Anforderungen an die Scan-Möglichkeiten werden sich weiter erhöhen. Händler müssen ihre Kompetenzen in Richtung Input- und Scan-Management weiter erweitern.

www.dokulife.de

www.brother.de

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