Nie mehr Ärger mit dem Bandsalat

Ob mobil oder stationär, der Markt für digitales Diktieren birgt noch viel Potenzial für den Handel. Ärzte, Anwälte und Behörden ebenso wie Gutachter und Architekten – in zahlreichen Berufsgruppen gehört das Diktat zum täglichen Arbeitsablauf. Viele setzen dabei immer noch analoge Systeme ein. Doch die Nachfrage nach der „veralteten“ Technologie lässt schon seit einigen Jahren immens nach, und viele Nutzer steigen auf die digitale Variante um. Allein in den kommenden Jahren, so schätzt der in Bayreuth ansässige Hersteller von professionellen Diktiersystemen Grundig Business Systems, gibt es Potenzial für den Verkauf von rund 300 000 digitalen Diktierlösungen.

Durch den Übergang von analogen zu digitalen Diktiersystemen ändert sich nicht nur der Workflow. Auch geht die Technik mit vielen Vorteilen einher.Die Vorteile des digitalen Diktierens liegen auf der Hand. Kunden profitieren von geringeren Kosten, weil die Langzeitarchivierung leichter und sicherer zu organisieren ist, es fallen keine Transportkosten für Tonbänder an, zudem gibt es keine störanfällige Mechanik, kein Bandsalat, und es ist kein regelmäßiger Ersatz von Kassetten aufgrund nachlassender Audioqualität erforderlich. Im Gegenzug verfügen die Geräte über eine nahezu unbegrenzte Aufnahmekapazität durch internen und externen Arbeitsspeicher, der Schreibservice kann in einer Niederlassung zentralisiert oder ausgelagert werden. Darüber hinaus kann die Schreibdienstleistung durch moderne Spracherkennung reduziert, gegebenenfalls sogar überflüssig werden.

Weitere Vorteile ergeben sich durch schnellere Bearbeitungsgeschwindigkeiten, weil das Diktat „ohne Zeitverzögerung“ digital an die Schreibkraft übermittelt wird und dadurch lange Transportwege entfallen. Zudem können die Diktate einzeln und unabhängig vom Speichermedium versendet werden und sich innerhalb eines Netzwerks mehrere Schreibkräfte aus einem Pool von Diktaten bedienen, ohne sich untereinander abstimmen zu müssen. Darüber hinaus bestehen Integrationsmöglichkeiten in andere IT-Systeme der Organisation.

Die digitalen Systeme bieten aber noch mehr Möglichkeiten. Die Geräte sind kleiner, leichter und komfortabler zu bedienen und somit überall einsetzbar. Nachträgliches Einfügen im Diktat ist ebenso möglich wie das Löschen irrelevanter Diktatteile. Und auch die Navigation innerhalb des Diktates wird einfacher: Spulen mit sekundengenauer Echtzeitanzeige, Springen von Diktat zu Diktat und das Einfügen von Indexmarken erleichtern das Wiederfinden wichtiger Stellen.

Eine weitere entscheidende Erleichterung bringt die digitale Technologie, indem Arbeitsabläufe unterstützt werden. So können digitale Diktiersysteme Zusatzinformationen wie Diktatart, Gruppe, Prioritäten oder Diktat-ID berücksichtigen. Per Knopfdruck können gesprochene Zusatzinformationen im Diktat eingefügt und durch Signaltöne kenntlich gemacht werden.

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