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Tradition und Moderne

Der Kemptener IT Dienstleister daccapo IT konsolidierte die Outputlandschaft des Wohn- und Pflegeheims Heilig-Geist-Stiftung in Nesselwang. Für die neue Druckerinfrastruktur wurden für den jeweiligen Einsatzzweck passende Systeme von Oki gewählt.

Heilig-Geist-Wohnstift in Nesselwang: Druckerinfrastruktur verschlankt
Heilig-Geist-Wohnstift in Nesselwang: Druckerinfrastruktur verschlankt

Das Allgäu ist mit drei Millionen Touristen pro Jahr eines der beliebtesten Urlaubs- und Ausflugsziele in Deutschland. Die Voralpenlandschaft ist bekannt für seine naturbelassenen Seen, seine Schlösser, gutes Essen und freundliche Menschen. Eine Region wie gemacht für die Pflege und Betreuung alter oder kranker Menschen in ruhiger und erholsamer Umgebung. Ein Team von 71 Mitarbeitern kümmert sich in der Heilig-Geist-Stiftung in Nesselwang täglich um die Bewohner, die in verschiedenen Wohngruppen betreut werden. Auch in diese Oase der Ruhe und Tradition hat fast wie selbstverständlich moderne IT in die Büroorganisation Einzug gehalten. Über die Jahre wurden allerdings unterschiedliche Geräte und Lösungen verschiedener Hersteller installiert. Diese heterogene Druckerlandschaft hat der IT Dienstleister daccapo IT mit Hilfe des Oki Print Optimizers (OPO) im Herbst 2012 unter die Lupe genommen. In der Folge wurde der Gerätepark konsolidiert, was Kosten einspart und Arbeitsabläufe vereinfacht.

Das Pflegeheim Heilig-Geist-Stiftung in Nesselwang kann auf über 500 Jahre Geschichte zurückblicken. Tradition und Moderne werden heute verknüpft – das Pflegeheim bietet 84 Pflegeplätze als Kurzzeit-, Verhinderungs- und Dauerpflege. Im Zuge der Erweiterung der Einrichtung um ein „SeniorenWohnen“ wurde auch die Verwaltung sukzessive modernisiert und aufgestockt. „Wenn zum Beispiel der Hausmeister einen neuen Drucker brauchte, wurde ein solches Gerät unabhängig von der bereits bestehenden Druckerstruktur angeschafft und installiert“, erinnert sich Nicole Klingner-Oerder, Einrichtungsleitung in der Heilig-Geist-Stiftung.

In der Büroumgebung erwies sich die so entstandene Vielfalt auf Dauer als hinderlich und mit Problemen verbunden. Im Sommer 2012 waren im Verwaltungsbereich des Pflegeheims insgesamt acht verschiedene Gerätetypen von drei unterschiedlichen Herstellern im Einsatz. Insbesondere die Bestellung von Verbrauchsmaterialien gestaltete sich zunehmend umständlich und kostenintensiv. Immer häufiger viel zudem auf, dass die Drucker nicht bedarfsgerecht eingesetzt wurden. Ob A4 oder A3, Farbe oder Schwarzweiß, Drucker oder Multifunktionsgerät – in der Heilig-Geist-Stiftung war alles nebeneinander im Einsatz. „In jedem Raum stand ein anderes Gerät, das teilweise auch nur von dem Arbeitsplatz des jeweiligen Mitarbeiters im selben Raum angesteuert werden konnte“, so Klingner-Oerder weiter.

Um dem Output-Wildwuchs Herr zu werden, hat man sich bei der Heilig-Geist-Stiftung im Frühherbst 2012 dazu entschieden, mit dem IT-Dienstleister daccapo IT zusammenzuarbeiten. „Wir betreuen die gesamte IT Infrastruktur vor Ort und haben auch bei der Umstrukturierung der Output-Hardware das Vertrauen bekommen“, freut sich Christian Kerl, Geschäftsführer bei daccapo IT. „Für diesen Kunden war erfrischender Weise nicht unbedingt der Kosteneinsparfaktor oberstes Gebot. Man wollte die Mitarbeiter mit einer einheitlichen und ergonomischen Lösung entlasten und die Toner-Beschaffung vereinfachen.“

Christian Kerl (daccapo IT), Nicole Klingner-Oerder und Alfons Klotz (Heilig-Geist-Wohnstift) am neuen MFP: Livebetrieb erfolgreich gestartet
Christian Kerl (daccapo IT), Nicole Klingner-Oerder und Alfons Klotz (Heilig-Geist-Wohnstift) am neuen MFP: Livebetrieb erfolgreich gestartet

Um diese Ziele optimal zu erreichen, war ein kompletter Austausch sämtlicher Drucker notwendig. Dabei wurde beispielsweise ein kleiner Drucker und ein Fax zu einem Farb-MFP von Oki zusammengeführt oder ein A4-Farbdrucker und ein A3-Schwarzweiß-Drucker zu einem A3-Farb-drucker konsolidiert. Wo vorher zehn unterschiedliche Geräte standen, sind heute nur noch acht Oki-Geräte im Einsatz. daccapo IT habe sich bewusst für den japanischen Spezialisten für professionelle Drucklösungen und Managed Print Services entschieden, da dieser ein „Rundum sorglos Paket“ anbiete, so Kerl. Seit November 2012 sind die Oki-Systeme erfolgreich im Livebetrieb. Insgesamt wurden vier Schwarzweiß-Drucker Oki „ES4132dn“ sowie zwei Mono-MFPs Oki „ES4191dn“ installiert. Hinzu kommen jeweils ein A4- sowie ein A3-Farb-MFP (Oki „ES5462“ und „ES8451“). Sämtliche Toner können nun von einem Hersteller über ein Portal nachgeordert werden. Das spart Zeit und Nerven der beteiligten Mitarbeiter aber auch Kosten für das gesamte Unternehmen. Ein weiterer Vorteil der homogenen Druckerinfrastruktur ist die Möglichkeit, von jedem Arbeitsplatz aus verschiedene Geräte ansteuern zu können. „Mit einem Knopfdruck kann ich nun Benachrichtigungen im ganzen Haus verteilen“, freut sich die Chefin des Hauses.

Durch die komplette Umstrukturierung der Druckerinfrastruktur im Heilig-Geist Wohn- und Pflegeheim wird durch energiesparende Geräte und die effizientere Verbrauchsmaterialbeschaffung ab sofort monatlich bares Geld eingespart. Außerdem hatten auch die ersetzten Altgeräte noch einen bereits abgeschriebenen Marktwert. „Gemeinsam mit daccapo IT, die in diesem Zuge auch auf einen Teil ihres Gewinns verzichten, haben wir uns dazu entschieden, die Altgeräte zu verkaufen und den Erlös komplett einem guten Zweck zukommen zu lassen“, sagt Klingner-Oerder. Der Betrag wird jungen Frauen in Uganda und Somalia zugute kommen – eine der ärmsten Regionen der Erde. Den Mädchen soll auf diese Weise ermöglicht werden, eine schulische Ausbildung zu erhalten.

www.daccapo-it.de

www.oki.de

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